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合同管理,企业发展的“保险杠

近年来,作为企业加强全面风险管理的一项重要工作,合同管理与市场管理、效能监察、审计监督、财务监督、业务公开等工作一样,越来越受到各级经营管理者和法律工作者的重视。企业要发展前进,离不开合同管理这个安全可靠的“保险杠”。夯实合同管理基础工作,是其基本前提,那么,如何做好合同管理日常基础“功课”呢?

  合同是平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。作为彼此间互不隶属、具有独立主体资格、在民法上地位平等的合同当事人双方,为实现“杜绝合同失误,避免合同纠纷,提高经济效益”的合同管理目的,离不开“科学的组织体系,完善的规章制度,坚实的基础工作,严格的过程控制,健全的激励机制,人员的素质保证”,为筑牢企业合同控制管理体系这六根支柱。在合同管理者培训、合同过程控制、拓展合同领域等方面,需要扎实做好相关工作。

  首先,持续加强培训,打造业务过硬的合同管理队伍。一是学习掌握法律法规和国际规则惯例,了解熟悉石化行业的有关规定;二是邀请工商管理和有关专家学者对合同管理人员进行专业培训;三是利用合同纠纷案件,对照法律法规进行案例分析;四是利用经济犯罪案例进行廉洁从业教育。以此树立诚信履约依法办事的法制观念、规范合同行为的自我约束观念、合同管理的效益观念。

  其次,夯实合同管理基础工作,实现其全过程控制。建立合同制度体系,健全合同台账、抓好八个工作环节,成为无法回避的路径选择。一是在合同制度体系建设中,通过修订“合同管理机构和职责、委托代理及签约责任人、合同专用章使用管理、合同订立与履约、考核与奖惩”等内容,以更好地满足企业发展需要。二是健全“记录真实、全程跟踪、追溯可查”的合同台账,完善相关工作表格是其先决条件,这些表格包括:合同管理机构人员登记表、签约对方资信调查表、下属单位授权委托审批表、签订合同审批表、合同签订登记表、变更与解除合同审批表、合同履行报告表、合同纠纷处理登记表、审查合同登记表、避免及挽回经济损失登记表、年度合同签订履行情况统计报表、合同管理人员培训登记表,等等。三是认真做好“合同立项审批、资信调查、合同洽谈、合同起草、合同审查、合同印章管理、合同履行、结算付款”八个环节工作,实现合同管理的三个目的。

  第三,拓展领域,实施全方位管理,构建由合同管理部门综合负责、各业务部门分口把关、职责清晰、条理分明的全方位管理模式。一是相关部门要更加深入参与重大合同的洽谈审查。二是对非重大合同,由业务主管部门审查,计划、技术部门等专业管理部门、财务部门参与合同谈判,业务主管领导、合同主管领导进行审查审批。三是进一步规范涉外经济合同的确认行为,针对外方采用信函、数据电文等形式订立合同的,可以在合同成立之前要求其签订确认书。

  我国自从改革开放以来,在经济领域,履约中的“缺斤少两”、合同欺诈等违法犯罪行为时有发生,诸如在合同中设立“质保金”、利用中介合同、利用技术转让合同中的“包销”条款、用加盖公章的空白合同、用“钓鱼合同”等不法手段实施欺诈,等等,不一而足。只有未雨绸缪,全面加强改进企业合同管理,锻造坚实的合同管理“保险杠”,才能有效规避法律风险,实现企业的持续健康发展。

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